In jedem Unternehmen ist eine vernünftige Buchhaltung von Anfang an unabdingbar. Zwar sind Kleinunternehmer mit einem Jahresumsatz von bis zu 22.000 Euro von einer Abgabe aller Unterlagen befreit, dennoch kann auch ein kleines Start-up wenige Jahre nach der Gründung von einer Wirtschaftsprüfung überrascht werden.

Nicht nur für die Finanzbehörden ist es wichtig, alle Geldeingänge und -ausgänge am besten ständig zu dokumentieren und gesichert aufzubewahren. Wer als Unternehmer, Gründer, Freelancer oder Firmeninhaber die Finanzen im Blick behält, entdeckt schneller Schwachstellen im Betrieb, welche bei einer unorganisierten Buchhaltung sonst über Jahre unentdeckt bleiben können. In Zeiten der branchenübergreifend voranschreitenden Digitalisierung gibt es kaum noch Rechnungen aus Papier, was die Ordnung der einzelnen Dokumente ungemein erleichtert. Für die Aufbewahrung von Rechnungen und digitalen Einzahlungsbelegen gibt es sowohl Software für den PC, als auch diverse Apps für mobile Endgeräte und schlussendlich verschieden sichere Cloud-Lösungen. Letztere besitzen den großen Vorteil, dass von überall auf die hinterlegten Daten zugegriffen werden kann.

Einfache Finanzübersicht für den Steuerberater dank cloudbasierter Finanz-Apps

Seit Windows 10 wird nicht nur am Smartphone von Apps gesprochen, auch Anwendungen für den PC bezeichnet Microsoft mittlerweile als Apps. Cloudbasierte Applikationen für die Finanzbuchhaltung lassen sich vom Firmeninhaber so strukturieren, dass verschiedene Zugänge eingerichtet werden können. Die eigene Buchhaltungsabteilung oder die Sekretärin können dann zum Beispiel einen vollständigen Datensatz einsehen, also neben den Kundendaten auch abrufen, wann etwas bestellt wurde oder seit wann der Käufer im System registriert ist. Für den Steuerberater kann ein eigener Zugang mit anderen Zugriffsrechten eingerichtet werden, sodass dieser von seinem eigenen Büro aus jederzeit auf ein- und ausgehende Rechnungen zugreifen kann, ohne dass diese Daten wie gewohnt gesondert an die Steuerkanzlei übermittelt werden müssen. Was für ein enormer Zeitgewinn für alle Seiten!

Geschäftliche Ausgaben beim Finanzamt steuerlich geltend machen

Zwar hilft ein guter Steuerberater auch bei den Geschäftsausgaben, jedoch gibt es mehrere Berufszweige, bei denen andere Absetzungsmöglichkeiten gelten. Mit einer App wie dieser von N2F können gerade Neugründer und Kleinunternehmer die hohen Kosten für einen Steuerberater vorerst komplett umgehen. In dieser App, die zunächst als kostenfreie Demo-Version in Ruhe ausprobiert werden kann, lassen sich alle Firmenausgaben selbst so strukturieren, dass sie einfach in die nächste Steuererklärung übernommen werden können und sind dabei absolut transparent und nachvollziehbar zu bearbeiten. Wer diese mobile App ständig nutzt, kann zum Beispiel Reisekosten wie die nächste Tankrechnung oder die gerade Zugfahrkarte sofort in die App eingeben, wobei es in vielen Fällen mittlerweile ausreicht, den zugehörigen Beleg zu fotografieren. Auf diese Weise lässt sich nicht nur der Aufwand für die eigene Finanzverwaltung erheblich vereinfachen und sozusagen nebenbei einfach von unterwegs aus erledigen, es müssen dann für die Reisekosten und andere Betriebsausgaben auch nicht mehr schwere Aktenordner geführt und gepflegt werden.

Umgang mit sensiblen Firmendaten, Rechnungen und Belegen

Alle finanziellen Belange der eigenen Firma sollten mindestens einmal als vollständiges Back-up gespeichert werden. Es kann auch bei der besten Technik passieren, dass es durch einen Systemfehler zu Datenverlusten kommt. Das Back-up der Firmenbilanz kann zum Beispiel offline auf einer externen Festplatte abgelegt werden, auf der sonst keine weiteren Daten gespeichert werden. Diese Hardware ist dann gut unter Verschluss zu halten. Auch in der Cloud ist ein sicheres Daten-Back-up der Finanzverwaltung möglich, in der Regel legen die Cloud-Anbieter die Onlinedaten dann auf mehreren Servern ab, um Systemausfälle zu umgehen. Jedes Back-up soll regelmäßig aktualisiert werden und muss spezifisch geschützt sein. Bei Onlinedaten besteht immer ein Restrisiko, dass sich Unbefugte Zugang zu nicht ausreichend gesicherten Firmendaten verschaffen. Hardware mit einem Firmendaten-Back-up kann entwendet oder durch äußere Umstände zerstört werden. Am einfachsten ist der Zugriff und die Aktualisierung des Back-ups, wenn dies mit entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen nicht nur vom Firmen-PC im Büro, sondern auch von jedem mobilen Endgerät von unterwegs einfach so möglich gemacht wird.

Wer neben den üblichen Kundendaten auch noch Gesundheitsdaten seiner Mitarbeiter oder seiner Käufer sammelt, etwa um für die nächste Firmenfeier auf Nahrungsmittelunverträglichkeiten oder bestimmte Formen der diätischen Ernährung besser eingehen zu können, muss diese Daten noch besser schützen und verschlüsseln. Für Rechnungsbelege für die Finanzbehörden gibt es gemäß DSGVO keine besonderen Vorsichtsmaßnahmen zu beachten, es versteht sich jedoch von selbst, dass diese hochsensiblen Daten in jedem Fall vor unbefugten Zugriffen geschützt werden müssen.

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