Telefonanlagen für Geschäftskunden – Das sollten Unternehmer wissen

Während die ISDN-Technologie bislang gängig im Geschäftskundenbereich war, ist bei der Anschaffung neuer Telefonanlagen der Umstieg auf VoIP lohnenswert. Worauf Unternehmer bei der Auswahl der Gerätschaften achten sollten, ist Thema dieses Ratgebers.

Typische Eigenschaften für gewerbliche Telefonanlagen Sobald das Personal über eigene Durchwahlen an ihren Arbeitsplätzen erreichbar sein muss oder Telefonkonferenzen abgehalten werden, stoßen herkömmliche Telefonanlagen, die vorwiegend in Privathaushalten zum Einsatz kommen, an ihre Grenzen. Stattdessen sind professionelle Alternativen mit einem deutlich größeren Funktionsumfang gefragt. Nachfolgend wird auf einige wesentliche Eigenschaften aufmerksam gemacht, die eine Business-Telefonanlage mit sich bringen muss.

  • Standardfunktionen wie Halten, Makeln und Rückfrage
  • Partner-Funktion, Einspielung von Musik/Informationen in Warteschleifen
  • Holen von Anrufen an anderen Telefonen
  • Automatische Rufumleitung auf Smartphones
  • Konferenzschaltungen
  • Direct Dial In (DDI) -> Hauptrufnummer mit kombinierbaren Durchwahlen für Arbeitnehmer

Ist die Weiterleitung von eingehenden Faxnachrichten an vorgegebene E-Mail-Postfächer automatisiert erwünscht, ist das Feature Fax2Mail-Gateaway wichtig. Diese Funktion ermöglicht es unnötige Ausdrucke über das Faxgerät zu verhindern und die digitale Archivierung zu erleichtern. Um Kontakte direkt aus Microsoft Outlook auf- und anzurufen, muss die Telefonanlage ergänzend PC-Schnittstellen aufweisen.

Anschaffung Konferenztelefon

Herkömmliche Freisprechtelefone sind für geschäftliche Telefonkonferenzen mit einer Vielzahl an Teilnehmern nicht ideal. Rückkopplungen, Echos und eine allgemein schlechte Sprachqualität schmälern den Komfort und machen Unterhaltungen mühsam. Die bessere Wahl sind Konferenz-Spinnen. Zumindest gilt dies für Telefonkonferenzen, währenddessen neben den externen Gesprächsteilnehmern mehrere Personen in einem Raum an der Unterhaltung teilnehmen. Diese Audiokonferenzsysteme verfügen über einen großen Lautsprecher für beste Sprachqualität und ein Mikrofon. Die Teilnehmer müssen nicht direkt an der Anlage sitzen, um gehört zu werden, sondern können sich nach Belieben frei im Konferenzraum bewegen. Ist die Räumlichkeit besonders groß und der Konferenztisch lang, sind Modelle mit ergänzenden Mikrophonen sinnvoll.

Moderne Konferenz-Spinnen sind IP- und WLAN-tauglich und verfügen über automatische Geräuschunterdrückung zum Ausblenden von Hintergrundgeräuschen. Software und noch umfangreichere Systeme sind für Telefonkonferenzen nur dann erforderlich, wenn ein eigener Server eingerichtet werden soll. Mit der Nutzung des Dienstes unter telefonkonferenz.de kann darauf verzichtet und eine Telefonkonferenz in wenigen Minuten gestartet werden. Der Service verzichtet auf eine Vertragsbindung, verbindet bis zu 100 Teilnehmer über Einwahlnummern und erlaubt Telefonkonferenzen rund um die Uhr. Auch internationale Gespräche sind realisierbar. Ähnliche Angebote gibt es von anderen Dienstleistern, weshalb sich eine Gegenüberstellung lohnt. Die Kosten sollten sorgfältig recherchiert werden, da es teilweise massive Unterschiede gibt.

Ob das Abhalten einer Telefonkonferenz über den bestehenden Festnetzvertrag möglich ist und zusätzliche Kosten auslöst, ist vom jeweiligen Tarif abhängig. Bei vielen Anbietern und Telefontarifen ist die Personenanzahl für Telefonkonferenzen stark eingeschränkt, sodass diese Lösung für Betriebe in der Regel uninteressant ist.

Erweiterbare Systeme bevorzugen

Unternehmen sind in Sachen Telefonanlagen generell gut beraten, Produkte von namhaften Herstellern zu kaufen, die sich nachträglich individuell erweitern lassen. Das spart langfristig Geld und bringt maximale Flexibilität. Anbieter wie Aastra oder Siemens sind in dieser Hinsicht gut geeignet. Dank Modulen oder Steckkarten sind diverse Erweiterungen je nach Bedarf des jeweiligen Betriebs kein Problem. Software-basierte Anlagen sind immer dann vorteilhaft, wenn Dienste auf VoIP Basis bevorzugt werden.

All-IP und moderne Verschlüsselungstechnik

Die lange als das Nonplusultra betrachtete ISDN-Technik wird bald vollständig von All-IP-Anschlüssen abgelöst. Sie erlauben die Übertragung via Internet-Protokoll von Daten, zum Beispiel der Sprache (Voice over IP, kurz VoIP). In Deutschland sind All-IP-Anschlüsse bei vielen Providern im Programm. Unter den großen Anbieter ist die Deutsche Telekom der letzte, der den Umstieg durchführt. Die Umstellung von Bestands-ISDN-Anschlüssen auf die moderne Alternative All-IP soll bis 2018 zum Abschluss kommen. Damit der Umstieg gelingt, müssen Anlage und Router für VoIP konzipiert sein. Auch die Bandbreite muss stimmen.

Mit Hilfe eines IP-Gateway, das zwischengeschalten wird, können Betriebe ihre alte ISDN-Anlage weiternutzen. Ratsam ist diese Vorgehensweise jedoch nicht, weil eine Minderung der Sprachqualität und sonstige Fehler vorkommen. Unternehmer, die derartigen Unannehmlichkeiten entgehen möchten, greifen direkt zur VoIP-Anlage. Elementar bei der Anschaffung ist eine innovative Verschlüsselungstechnik, um das Abhören von sensiblen Telefonaten durch Dritte zu verhindern. Das Protokoll SRTP (Secure RTP) sollte ein Muss sein. Auerswald, ein weiterer namhafter Telefonanlagenhersteller, erklärt unter blog.auerswald.de, worum es sich handelt und wie die verschlüsselte Übertragung von Sprache funktioniert.